Vi skriver nå alle flere e-poster om dagen: Slik gjør du det med respekt for netikettens gode regler
Mottakerne
Det er også nødvendig å være nøye med e-postmottakerne: de som er oppgitt i "Til:" -feltet er de direkte interesserte som skal svare på forespørselen, mens de i "Cc:" de som bare må "ta oppmerksomheten" til kommunikasjonen. Å svare på en e-post når du bare er i Knowledge Copy er ikke veldig høflig fordi du svarer uten å bli spurt; i tilfelle du må gjøre det, er det lurt å be om unnskyldning og forklare årsaken. For eksempel kan vi svare i stedet for en samarbeidspartner eller kollega som er utenfor kontoret, eller når han feilaktig blir stilt spørsmål ved et spørsmål som vi er direkte ansvarlige for.
Personvern
Det er god oppførsel å opprettholde personvernet til avsendere / mottakere, slette avsenderens e-postadresse fra teksten (hvis du videresender en e-post når mottakeren ikke kjenner den opprinnelige avsenderen) og bruker Bcc (eller Bcc, dvs. blind karbonkopi) hvis du trenger å sende den samme meldingen til flere mottakere som ikke kjenner hverandre.
Overskriften og hilsenen
Generelt er e-post mindre formelle enn papirbokstaver, slik at vi kan unngå høylydende formler som Kjære, Kjære, etc. Men når det gjelder forretning eller studiekorrespondanse, er det høflig å bruke minst en "hedning". På samme måte kan vi i hilsenene unngå "Vi benytter anledningen til å utvide din virkelig", men bruker mer konsise formler av respekt slik som "Cordiali Hilsener." La oss også huske at alle ikke-verbale kommunikasjonselementer mangler i e-poster, og at risikoen for å bli misforstått følgelig er veldig høy: på dette punktet, en ekstra takk bedre enn å være arrogant!
Form
Den større uformelliteten til mediet gjør det også mulig å uttrykke seg friere i teksten: ingen notarius formler eller uttrykk, uttrykk som "10 c.m." - mye bedre 10. eller 10. mai denne måneden - osv. I tillegg er en mer uformell bruk av "deg" også tillatt når du snakker med en kollega eller leverandør, selv om vi aldri har møtt ham personlig. Hvis vi derimot vanligvis sier "hun" til mottakeren av e-posten, fortsetter vi å gjøre det skriftlig, men vi unngår store bokstaver i pronomen som høres litt for "gammeldags ut".
Vedleggene
I dag kan de fleste postkassene motta veldig store filer, men vi er ofte koblet gjennom mobilnettverk, og det kan ta lang tid å laste ned en 10 Mega pdf. I disse tilfellene kan vi komprimere vedleggene med passende programmer - alltid på forhånd sørge for at mottakeren kan bruke dem - eller bruke sendetjenester som Vi overfører, ved å sette inn en enkel nedlastningskobling i e-posten. Husk alltid at de vedlagte filene er å foretrekke å ha ganske korte navn som ikke inneholder spesialtegn som for eksempel tegnsetting, fordi de kan skape problemer i transkoding fra ett system til et annet.
Svaret
I utgangspunktet er det en god ide å alltid svare på en e-post, i det minste å gi en bekreftelse på at de har funnet sted, spesielt hvis dette eksplisitt blir bedt om: det er nødvendig å alltid beholde det samme emnet ("emne") for å bevare en ordnet historisk struktur av meldingene som ble sendt og mottatt, "hekta" dem etter hverandre, muligens unngå å sende en ny melding til et emne som allerede er diskutert. Noen ganger er det nyttig eller nødvendig å be mottakeren av en e-post om bekreftelse på mottakelsen av meldingen, en slags bekreftelse på mottakelsen: siden det ikke alltid er viktig, unngår vi å aktivere dette alternativet uten å skille fordi det kan bli irriterende. Når det er hensiktsmessig, bruker vi svaret på alt, som lar deg motta meldingen med andre mottakere i kopi, slik at de kan dele svarene fra denne lille diskusjonsgruppen.
Spam
Ofte skjønner du ikke at du "synder" mot nettsøppel, selv uten å ha overlagt det, kanskje i løpet av entusiasmen for å gjøre produktet eller tjenesten kjent eller åpne en ny virksomhet, og finne deg selv å sende en reklamemelding uten å skille ut til alle kjente adresser. Dette er et klassisk eksempel på spam, som - i alle former - blir sett veldig dårlig på av andre brukere av nettverket: det er faktisk en av de mest feilaktige og uhøflige måtene å bli promotert på, noe som ofte gir en negativ effekt, nemlig det stikk motsatte av det som var forventet.
Les om, alltid og i alle fall
Uansett om mottakeren vår er en venn, en kollega, en leverandør eller en viktig kunde, gjelder alltid den samme regelen: les teksten på e-posten minst to ganger, legg merke til eventuelle skrivefeil og - fremfor alt - for å sjekke om det vi har skrevet er tydelig og gir seg ikke til misforståelser. Dette er en obligatorisk handling som - hvis den blir glemt - i noen tilfeller risikerer å koste oss veldig dårlig.
